O e-mail é uma das ferramentas mais usadas no mundo dos negócios. Ele permite trocar mensagens, documentos, imagens e outros arquivos com rapidez e praticidade. Mas você sabe como criar e usar um e-mail profissional?

Um e-mail profissional é aquele que tem o domínio da sua empresa ou do seu negócio. Por exemplo, se você tem uma loja chamada Flor de Lis, o seu e-mail profissional poderia ser contato@flordelis.com.br. Esse tipo de e-mail passa mais credibilidade, confiança e seriedade do que um e-mail pessoal, como flordelis@gmail.com.

Além disso, um e-mail profissional oferece mais segurança, privacidade e controle sobre as suas mensagens. Você pode configurar filtros, assinaturas, respostas automáticas, agendas, contatos e outros recursos para facilitar a sua comunicação.

Mas como criar e usar um e-mail profissional? Neste artigo, vamos te mostrar os passos principais para você ter o seu próprio e-mail profissional e aproveitar todos os seus benefícios. Acompanhe!

Como criar um e-mail profissional

Para criar um e-mail profissional, você precisa ter um domínio registrado. O domínio é o endereço do seu site na internet, como flordelis.com.br. Você pode registrar o seu domínio em sites como Registro.br, HostGator, GoDaddy e outros. O custo varia de acordo com a extensão (.com, .com.br, .net, etc.) e o período de contratação.

Depois de registrar o seu domínio, você precisa contratar um serviço de hospedagem de e-mail. Esse serviço é o que vai armazenar e gerenciar as suas mensagens. Existem várias opções no mercado, como Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail e outros. O custo também varia de acordo com o plano escolhido e o número de contas de e-mail que você vai criar.

Após contratar o serviço de hospedagem de e-mail, você precisa configurar o seu domínio para apontar para o servidor de e-mail. Isso pode ser feito através do painel de controle do seu provedor de domínio ou do seu provedor de e-mail. Você vai precisar alterar alguns registros DNS, como MX, CNAME e TXT. Esses registros são os que definem o endereço do seu servidor de e-mail e as regras de autenticação e segurança das suas mensagens.

Por fim, você precisa criar as suas contas de e-mail profissional. Isso também pode ser feito através do painel de controle do seu provedor de e-mail. Você pode criar quantas contas quiser, desde que respeite o limite do seu plano. Você pode criar contas para diferentes setores, funções ou pessoas da sua empresa, como contato@flordelis.com.br, vendas@flordelis.com.br, ana@flordelis.com.br, etc.

Como usar um e-mail profissional

Depois de criar o seu e-mail profissional, você pode acessá-lo de diferentes formas. A mais comum é através do webmail, que é uma interface web que permite enviar e receber e-mails pelo navegador. Cada provedor de e-mail tem o seu próprio webmail, como Gmail, Outlook, Zoho Mail e outros. Você só precisa entrar com o seu endereço de e-mail e a sua senha.

Outra forma de acessar o seu e-mail profissional é através de um cliente de e-mail, que é um programa que permite gerenciar as suas mensagens no seu computador ou no seu celular. Alguns exemplos de clientes de e-mail são Thunderbird, Mail, Outlook e outros. Você precisa configurar o seu e-mail profissional no seu cliente de e-mail, informando o seu endereço, a sua senha e os protocolos de acesso, como IMAP, POP ou SMTP.

Para usar o seu e-mail profissional de forma eficiente e segura, é importante seguir algumas boas práticas, como:

• Escolher um endereço de e-mail simples, fácil de lembrar e de escrever.
• Usar uma senha forte, que contenha letras, números e símbolos, e trocá-la periodicamente.
• Não compartilhar a sua senha com ninguém e não acessar o seu e-mail em dispositivos públicos ou desconhecidos.
• Usar um antivírus e um firewall para proteger o seu computador ou o seu celular de vírus e hackers.
• Verificar a origem e o conteúdo dos e-mails que você recebe e não abrir anexos ou links suspeitos.
• Responder aos e-mails com rapidez, cordialidade e profissionalismo.
• Usar uma assinatura de e-mail que contenha o seu nome, o seu cargo, o nome da sua empresa e os seus contatos.
• Revisar o seu e-mail antes de enviar e evitar erros de ortografia, gramática e formatação.
• Usar o campo Cco (cópia oculta) para enviar e-mails para vários destinatários e preservar a privacidade deles.
• Organizar os seus e-mails em pastas, etiquetas ou categorias e apagar os e-mails desnecessários.

Conclusão

O e-mail profissional é uma ferramenta essencial para quem quer se comunicar com seus clientes, parceiros e colegas de forma eficiente e segura. Ele passa mais credibilidade, confiança e seriedade do que um e-mail pessoal e oferece mais recursos e controle sobre as suas mensagens.

Para criar e usar um e-mail profissional, você precisa ter um domínio registrado, contratar um serviço de hospedagem de e-mail, configurar o seu domínio para apontar para o servidor de e-mail e criar as suas contas de e-mail profissional. Você pode acessar o seu e-mail profissional pelo webmail ou pelo cliente de e-mail e seguir algumas boas práticas para otimizar a sua comunicação.

Esperamos que este artigo tenha sido útil para você. Se você gostou, compartilhe com os seus amigos e deixe o seu comentário. E se você quer saber mais sobre e-mail profissional, entre em contato conosco. Teremos o prazer de te ajudar!

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